Lo que no se mide, no se maneja

En sistemas productivos, si no manejamos la información no sabremos donde estamos o qué tan eficientes somos. Tampoco podremos plantear objetivos. De aquí a importancia del registro.

Es importante instaurar una herramienta simple (tipo receta de cocina a seguir) para que los trabajos se hagan siempre de la misma manera, sin importar quién sea el responsable de realizarlo, tema particularmente importante en los establecimientos lecheros con alta rotación de personal. Los reemplazos durante los feriados, entre otros, suelen traer problemas aparejados en este sentido.

También podemos protocolizar los registros para simplificar la toma de datos, ayudando a reducir errores y disponer de información factible de ser analizada. Es clave el manejo ordenado de esta información y que el lugar donde se almacenen los registros seamos fácil de completar y analizar.

Una buena idea es una hoja de Excel, como entrada de datos que se sincronice con tablas y gráficos, dándonos la ventaja de tener los datos que nos interesa a mano y rápidamente. Pero, sólo recolectar datos no es útil: para que realmente sean útiles hay que analizarlos y usarlos en la detección precoz de posibles problemas que puedan estar ocurriendo, realizar un feedback.

A la práctica

Una vez procesados y analizados los datos veremos qué podemos hacer con ellos. Por ejemplo, podemos observar la distribución de las diarreas según la semana de vida de los animales, en qué semanas de vida tenemos un mayor porcentaje de mortandad y/o incidencia de diarrea, relacionarlos con el status inmunitario de los terneros, a la vez de tener una idea de la causa y el por qué, y así repasar nuestros protocolos de manejo.

Por ejemplo, una mayor incidencia en la primera semana de vida nos dará indicios en cuanto a que estamos teniendo problemas de manejo en la maternidad y rutina de calostrado. Si los problemas se dan más en la segunda semana, la orientación debiese ser más por el lado de la higiene de los utensilios que se utilizan para dar la leche, calidad bacteriológica de la leche, etc.

La presentación

También es relevante presentar los datos en un lenguaje “neutro”.

¿Qué quiere decir esto? Que sea entendible para todos los integrantes del sistema, tanto para el dueño, administrador, encargado y, principalmente, para el operario.

Que este último vea lo importante que son los registros para hacer un monitoreo; que no sienta que es una pérdida de tiempo anotar, por ejemplo, qué día un animal comenzó con una diarrea.

Sin la intención de generalizar, suele haber una mejora evidente cuando uno le trasmite la importancia de su trabajo y cómo lo está llevando a cabo. Esto, realizado a través de un feedback informativo.

En resumen, la protocolización de las tareas y la toma de datos son dos pilares fundamentales que no podemos pasar por alto. La primera, porque crea consistencia en el trabajo; y la segunda, porque nos define el diagnostico de situación, permitiendo fijar objetivos y medir que tan (o no) eficientes estamos siendo. Seamos claros cuando exponemos los resultados, busquemos que todos los eslabones de la cadena comprendan lo que significan y su importancia.

Al fin y al cabo, lo que no medimos… no lo manejamos.